2013年07月31日

資料作り

こんにちは手(パー)
暑さが苦手なダイトクです。
こんな暑い日には花火でもやってぱーっと過ごしたいですねふらふら


さて本題ですが、
仕事の上で、自分の担当箇所に関する質問をされる事は多々あると思います。
そして、それが多ければ多いほど対応に時間が掛かってしまいますがく〜(落胆した顔)

そんな時に担当箇所についてまとめた資料メモがあるだけで、
質問の頻度が下がったり、最小限の対応で済んだりと、時間の大幅な節約が期待出来ますグッド(上向き矢印)

資料を作るのにはちょっと時間が掛かってしまいますが、
意図しないタイミングでの割り込みが発生してしまう状況を考えれば、
そのちょっとの時間が作業効率の改善に繋がってきます時計

ちなみに、ヘキサドライブでも社内Wikiが存在し、その中で共有すべき資料をまとめる取り組みを行われています。
例えば、開発環境の構築手順やセミナー等の感想など様々な情報がまとめられています。
実際、私も入社当初から色々と社内Wikiにはお世話になっていましたわーい(嬉しい顔)


もちろん私自身も資料をまとめる事がよくあります。
そこで、資料をまとめる際に私が気を付けている事をリストアップしてみますひらめき

@ 読み手の気持ちになって文章を書く
 資料を書く際に、自分が脳内で把握している所を書き漏れたり、省略してしまう事があります。
 そのため、読み手の知識量や理解度を考慮して、手順を省略してしまっていないかなどと自問自答しながら書くように心がけています目

A 図解やスクリーンショット等を使う
 文章ベースで伝えるよりも、資料の理解度が全く違ってくるため図解などの絵的表現ダイヤを良く使うようにしています。
 手順資料の場合であれば、要点毎のスクリーンショットを並べるだけで、文章が簡易的でも正確に伝えやすくなります。
 ただし、図解が分かりにくい場合は逆に混乱を招いてしまう恐れもあるため、ある程度注意して描く事が必要ですふらふら

B 更新をマメに行う
 更新頻度は人それぞれだとは思いますが、更新を怠ってしまうと逆に質問が多くなってしまう事がありますもうやだ〜(悲しい顔)
 よほどの変更で無い限り、更新するのに掛かる手間はほとんど無いはずなので、自分の覚書も含めてマメに更新をするようにしています手(グー)


個人的な手ごたえとしては、Aの「図解やスクリーンショットを使う」という点が、
資料としてのクォリティを飛躍的に上げるポイントなのかなと感じていますわーい(嬉しい顔)

以下はスクリーンショットに関する余談ですが、
Windows Vista以降のOSであれば「Snipping Tool」という
範囲指定でスクリーンキャプチャする機能が標準搭載されているため、資料作りでは結構役に立つと思います手(チョキ)

起動方法は「スタート > すべてのプログラム > アクセサリ > Snipping Tool」です。
マウス操作が面倒だという方は、「Win + R」を押してから「snippingtool」と打ち込めば起動出来ます。

Snipping Tool:よく寄せられる質問


分かりやすい資料を作る事は、手が掛かってしまう事もありますが、
頭の整理ひらめきも兼ねる事が出来るため、これからも分かりやすい資料作りをして、
質問対応をサクサクと出来るように頑張っていきますexclamation×2

posted by 管理人 at 14:40 | 日記